２０２４.４.２６公開：　もうリピート注文で悩まない！顧客が顧客を呼ぶ機能！？１日でできるお中元・お歳暮商戦のベストアンサー

「電子領収書」「電子請求書」のテンプレートを編集する

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テンプレートの編集


インボイス制度への対応には、登録番号や適用税率、消費税額をはじめとした、いくつかの要件を満たす必要があります。
コンビニ決済など請求書が存在する決済を含め、すべての決済方法はこれらの要件を満たしていないため、
インボイス制度対応は別途、納品書や領収書、電子領収書をお送りして対応してください。

ネットショップの領収書について

●どんな時に発行する必要がある？
銀行の振込控えや、クレジットカードの利用明細書、配送業者が渡す代引きの領収書は、そのまま領収書として利用できます。
必要なのは以下のようなケースです。
  • 個人名で購入したお客さんから会社名の領収書を求められた
  • 振込控えやカード明細では取引内容が不確かなため、取引内容が明確な領収書を求められた
  • インボイスに対応した領収書を求められた
発行する場合は、紙よりも電子領収書の方が便利です。

●電子領収書のメリット
以下の削減ができます。
  • 作成の手間     ･･･････  テンプレートで作成するので、手間がかかりません
  • 資源の無駄     ･･･････  印刷しないので、紙資源の節約になります
  • 郵送料の無駄  ･･･････ オンラインなので郵送料がかかりません
  • 時間の無駄     ･･･････  テンプレートで作成+オンラインなので、素早くお客さんに届けられます
  • 印紙税の負担  ･･･････  印紙税は文書に対して発生するので、電子なら非課税です（収入印紙は不要）
●領収書の印鑑
法律上、領収書に印鑑は必要ありません。従って電子領収書にも必要ありません。

電子領収書テンプレートの編集

受注台帳から発行する、電子領収書のテンプレートを編集します。


電子帳簿保存法に対応するにはテンプレートの発行日に<SHP YMD>を入れてください。
１３ヶ月後に自動削除された後、再発行しても同じ発行日で再生成されるので、書類を長期保存しているのと同じ状態であり、
電子帳簿保存法の保存要件を満たした事になります。
<SHP YMD>を入れない場合、再発行すると日付が変わるため保存要件を見たしません。
その場合、電子領収書は必ずＰＤＦファイルをパソコンに保存してください。
ショップサーブでは電子領収書のＰＤＦ自体は長期保存されず、１３か月目の１日に自動的に削除されるためです。


■領収書を編集します

  1. サンプルに戻す
    編集内容を破棄して、テンプレートを初期設定に戻します。
  2. 内訳を表示／非表示
    内訳を表示に変更できます。右図は内訳を表示したイメージです。初期設定は「内訳は非表示」になっています。
  3. 領収書の宛名
    お客さんが希望する宛名を記載します。初期設定は注文者の情報を自動挿入する特殊タグが記載されています。
  4. 画像挿入／画像削除
    お店のロゴなどを画像台帳から挿入します。
    「画像削除」をクリックすると、現在表示している画像を削除します。
  5. 領収書の発行日
    発送ステータスを「発送済」に変えた年月日が自動挿入される<SHP YMD>を記載してください。再発行しても発行日が変わる事がなくなり電子書類を保存しているのと同じと言え、電子帳簿保存法に対応できます。
  6. 領収書見出し
    初期設定は「領収書」です。
  7. 領収書金額見出し
    初期設定は「領収金額」です。
  8. ご注文内容見出し
    初期設定は「ご注文内容」です。
  9. 但し書き
    初期設定は注文番号とお支払い方法の特殊タグが記載されています。
  10. 署名・通信欄
    領収書の発行者がわかるように、お店の名前、会社情報などを入力します。
  11. 領収書の閲覧期限
    お客さんが領収書をＰＤＦで閲覧できる期限を設定します。
    期限の起算はそれぞれ以下のタイミングからです。

    　マイページから発行：発送日
    　受注台帳から発行　：発行ボタンを押した日

    ただし、店舗さんは閲覧期限にかかわらず、発行から最大１３か月の間、受注詳細画面の「>>店舗閲覧用」リンクから閲覧できます。


    閲覧期限の「１日間」は２４時間です。日数×２４時間の間、閲覧できます。 また各項目は、受注台帳の電子領収書の発行画面で個別に編集できます。


破線枠内の項目については、この後の「マイページから購入者自身がダウンロードできるようにする」でご案内しています。

  1. 編集が終了したらクリックし、設定を保存します。
    「サンプルに戻す」をクリックして、テンプレートを初期設定に戻した場合も、「設定を保存」をクリックします。


発行日時と閲覧期限は、受注詳細画面で確認できます。電子領収書を発行する方法は、他のページでご案内しています。
＞＞詳しくは、オンラインサポート「020」で検索

受注詳細画面の電子領収書発行済みイメージ

電子請求書テンプレートの編集

電子領収書のテンプレートと使い方は全く同じです。
「電子領収書テンプレートの編集」のマニュアルを参考にして、設定してください。
唯一異なる点として、電子請求書には「宛名変更：可／不可」の項目がありません。

特殊タグの活用

特殊タグをテンプレートに記載しておくことで、注文者名などの受注情報をＰＤＦの電子領収書に自動挿入できます。

■特殊タグを利用します

電子領収書テンプレートには、受注情報を自動的に挿入する特殊タグを利用できます。
テンプレートに特殊タグを記載しておくと、受注台帳から電子領収書の発行時に、自動的に受注情報に置換します。


会社名など購入者の任意入力であるため、受注情報に存在しない場合は空欄になります。

●電子領収書テンプレートに利用できる特殊タグ

特殊タグ 自動挿入する内容
<SHP YMD> 発送ステータスを「発送済」に変えた年月日
※「発送済」になっていない場合は空白になります
<PRI YMD> 発行ボタンを押した年月日
<PRI MD> 発行ボタンを押した月日
<ORD YMD> 注文日（年月日）
<ORD MD> 注文日（月日）
<ORD NUM> 注文番号
<ORD ZIP> 注文者の郵便番号
<ORD ADD> 注文者の住所（建物名の前で改行されます）
<ORD COM> 注文者の会社名
<ORD DIV> 注文者の部署名
<ORD NAM> 注文者の氏名
<ORD TEL> 注文者の電話番号
<ORD FAX> 注文者の FAX 番号
<ORD QUE> 注文者のアンケート内容１～５
<PAY> 支払い方法
<BAK ACC> 銀行振込の口座
<POS ACC> 郵便振替の口座
<REC DAY> 入金確認日

マイページから購入者自身がダウンロードできるようにする

マイページから購入者自身によって「電子領収書」「電子請求書」をダウンロードできるように設定すれば、
店舗からダウンロードＵＲＬを送る必要がなくなり、受注処理にかかる工数を削減できます。


マイページが必要であるため、ダウンロードできるのは会員のみです。
非会員については店舗側で発行し、ダウンロードＵＲＬをメールなどで送る必要があります。


スマートフォン用マイページは対応してません。
ショッピングカートをスマートフォンサイト用にしている場合、マイページもスマートフォン用になります。

■マイページ表示イメージ


注文の発送ステータスを「発送済」に変更していない場合、「発行する」ボタンはグレーアウトしていて押せません。

購入者に許可する条件を設定する

■注文者による発行を許可します

「注文者による領収書の発行を許可する」にチェックを入れます。


購入者がマイページからダウンロードするためには、注文の発送ステータスが「発送済」になっている事が条件です。商品発送後、発送ステータスを「発送済」に変えるように運用してください。

■発行条件を設定します

  1. 購入者による発行を許可する決済方法にチェックを入れます。
  2. 発行、および再発行が可能な回数を入力します。
  3. 「可」を選択すると、購入者が「発行する」ボタンをクリックした時に宛名入力のウィンドウが開き、注文者と異なる宛名を入力する事ができます。
  4. 「設定を保存」をクリックします。

案内文を編集する

■文中の「●」を修正します

  1. マイページの「発行する」ボタン右側に出す案内文を編集できます。
    初期状態の文章をそのまま利用する場合は、文中の「●」を自店舗の閲覧期限や発行回数の設定に合わせて修正してください。
  2. 「設定を保存する」をクリックします。