注文者に送信するメールのテンプレートを編集する

メールテンプレートの編集

受注台帳から送信する個別確認メール、入金連絡メール、発送連絡メールなどのテンプレートを編集します。




証明書付TLSメールを使えば、より高速、より高到達率を実現できます。CRMメニューより利用の同意をしてください。

2023年12月1日以降にショップサーブをお申し込みされた店舗さん
→独自ドメインの利用開始とともにご利用いただけます。

2023年11月30日以前にショップサーブをお申し込みされた店舗さん
→CRMメニューから「証明書付TLSメール」の利用開始に同意してください。


1 差出人の設定

受注台帳からお客さんに送信する各種メールのテンプレートに、メールの差出人を一括で設定します。
受注台帳から各種メールを送信すると、注文者だけではなく、店舗さん側(ここで設定した差出人メールアドレス)にも送信されます。

■メールの差出人を設定します

  1. 「差出人名」
    全角127文字まで入力できます。
  2. 「差出人メールアドレス」
    お客さんからの返信が届くこともあるため、日常的に確認しているメールアドレスを設定します。


「差出人メールアドレス」に設定するメールアドレスは、ショップサーブで利用中の「@独自ドメイン」または「@ショップID.shopserve.jp」のアドレスを推奨します。これ以外のドメインのメールアドレスを設定した場合は、メールが正常に届かない可能性があります。

2 テンプレートの選択

■編集するメールテンプレートを選択します

  1. 初期設定で、以下のテンプレートが用意されてます。

    「個別確認メール」
    「入金連絡メール」
    「発送連絡メール」
    「注文キャンセルメール」
    「フォローメール」


    海外カート機能を利用している場合は、「編集(英語用)」からテンプレートを編集します。
    >>詳しくは、オンラインサポート「119」で検索

    各種メールテンプレートを利用するタイミングは、「6 各種メールを送信する流れ」をご覧ください。

  2. 「メールテンプレート 1〜50」は、オリジナルテンプレートを作成できます。「メールテンプレート1」には、あらかじめ「商品到着確認メール」が用意されていますので活用してください。
  3. 「削除」をクリックすることにより、編集したメールテンプレートをリセットすることができます。

3 テンプレート(パソコン用・モバイル用)の設定

メールテンプレートは、パソコン用とモバイル用が用意されています。注文者情報のメールアドレスが携帯キャリアのドメインだった場合は、モバイル用に設定した内容が送信されます。

■任意で「CC」「BCC」にメールアドレスを設定します

  1. 「CC」アドレスを入力します。
  2. 「BCCアドレス」を入力します。

  3. 「CC」「BCC」のアドレスは、メールテンプレートごとにそれぞれ1つずつ設定することができます。

■テンプレート名を設定します

  1. 「テンプレート名」(必須)
    全角32文字まで入力できます。
    受注台帳でメールを送信する時に、ここで設定したテンプレート名を選択するため、メールの内容がわかる名前を付けます。

■メールの「件名」「本文」を入力します

  1. 「件名」(必須)
    全角127文字まで入力できます。
  2. 「本文」(必須)
    全角10,000文字まで入力できます。

  3. メールテンプレートの「件名」「本文」に特殊タグを記述すると、受注情報を自動挿入できます。
    詳しくは「5 特殊タグの活用」をご覧ください。


    文字化けの原因になるため、機種依存文字や半角カタカナなどは使わないでください。
    使用できない文字一覧

■メール本文に記載したい受注情報を「表示」にします

  1. 「配送先」
    配送業者、お問い合せ番号、確認用URLをメールに表示できます。



    配送業者の「お問い合わせ番号」を注文者にお知らせする方法は、他のページで詳しくご案内しています。
    >>オンラインサポート「044」で検索

  2. 「ご注文内容」
    注文の詳細をメールに表示できます。

    「獲得ポイントを表示」にチェックを入れると、会員にポイントを発行している場合は、獲得ポイント数をメールに表示することができます。


    管理画面メニュー「お店設定 > 会員機能 > ポイント運用設定」で、ポイントの発行方法やポイント名称を変更できます。


ポイントが自動発行の場合

※ポイントを手動発行している場合は「獲得予定ポイント」と表示します。

ポイント名称を変更している場合

※ポイント名称を変更している場合は、店舗さんの付けた名称を表示します。

  1. 「ご注文者」
    注文者情報をメールに表示できます。
  2. 「ご注文者補足」
    注文者アンケートの内容、および通信欄に入力された内容をメールに表示できます
  1. 「お届け先」
    お届け先の住所やお届け商品をメールに表示できます。
  2. 「お届け先補足」
    お届け希望日帯、ご要望、お届け先アンケートなどをメールに表示できます。
  3. 「お支払方法」
    注文者が選択したお支払方法をメールに表示できます。
  4. 「ご案内」
    注文者が選択したお支払い方法の案内文を表示できます。


    お支払い方法の「ご案内」を表示すると、管理画面メニュー「お店設定 > お店運用 > 決済方法の設定」の「詳細設定 > ご案内(メール用)」の内容がお客さんの選択した決済方法に応じて自動挿入されます。

■「連絡先」を入力します

  1. 「連絡先」(必須)
    全角10,000文字まで入力できます。

    管理画面メニュー「お店設定 > お店情報 > 差出人と署名の一括編集」で、メールの署名設定を一括で行っている場合は、既に入力されています。


    メールのテンプレートごとに、署名(連絡先)を設定できます。
    個別に設定する場合は、こちらの入力欄から編集してください。

■モバイル用のメールの「件名」「本文」を入力します

  1. 「件名」(必須)
    全角127文字まで入力できます。
    パソコン用より短めに、モバイル用の件名を入力します。
  2. 「本文」(必須)
    全角10,000文字まで入力できます。
    パソコン用より短めに、モバイル用の本文を入力します。

  3. 「件名」「本文」「連絡先」の入力欄で特殊タグを記載すると固有の受注情報を自動挿入できます。 詳しくは、「5 特殊タグの活用」をご覧ください。

  4. パソコン用と同様に、メール本文に記載したい受注情報を
    各項目ごとに「表示」に設定します。

 注文者が携帯キャリアのメールアドレスの場合

携帯キャリア各社アドレスを注文者情報に登録している場合、モバイル用テンプレートが送信されます。DoCoMoなら『@docomo.ne.jp』、ソフトバンクなら『@softbank.ne.jp』、auなら『@ezweb.ne.jp』のドメインが、携帯キャリアのメールアドレスです。

■モバイル用の「連絡先」を入力します

  1. 「連絡先」(必須)
    全角10,000文字まで入力できます。

    管理画面メニュー「お店設定 > お店情報 > 差出人と署名の一括編集」で、メールの署名設定を一括で行っている場合は、既に入力されています。


    メールのテンプレートごとに、署名(連絡先)を設定できます。
    個別に設定する場合は、こちらの入力欄から編集してください。

■「設定を保存」をクリックします

編集が終わったら「設定を保存」をクリックしてください。

メールを確認したい場合は、「テスト送信」をクリックすると、差出人メールアドレス宛に、パソコン用、モバイル用のサンプルメールが一通ずつ送信されます。


「CC」と「BCC」のアドレスに、テストメールは送信されません。

4 メールテンプレートのサンプルテキスト

■テンプレートの「編集」をクリックします

「編集」をクリックして、メールのテンプレート編集画面を開きます。サンプルテキストの「件名」と「本文」を差し替えてご利用ください。

■お支払いありがとうございますメール(パソコン用)

件   名 :   お支払いありがとうございます(<ORD NUM>)
挨拶文 :  

<ORD NAM> 様

この度は、当店をご利用いただきまして誠にありがとうございます。 本日、下記のお支払いを確認させていただきました。

商品は、<TODAY>に発送の予定です。 商品到着日をご指定の場合は、そちらにあわせて発送いたします。

■お支払いありがとうございますメール(モバイル用)

件   名 :  お支払い連絡 <ORD NUM>
挨拶文 :  

<ORD NAM> 様

本日、下記のお支払いを確認させていただきました。誠にありがとうございました。

■連絡先
お問い合わせは 03-0000-0000 ●●へお願い申し上げます。

5 特殊タグの活用

メール件名や本文に、あらかじめ特殊タグを記載しておくと、自動的に受注情報をメールに記載します。

■特殊タグを記載してメールに自動挿入します


会社名など任意の入力項目は、受注情報がない場合は空欄になります。

●メールテンプレートに利用できる特殊タグ
特殊タグ 自動挿入する内容
<ORD YMD> 注文日(年月日)
<ORD MD> 注文日(月日)
<ORD NUM> 注文番号
<ORD COM> 注文者の会社名
<ORD NAM> 注文者の氏名
<TODAY> 今日の日付
<TOMORROW> 明日の日付
<REVIEW URL> 評価ページの URL
他のページで詳しくご案内しています。
>>「053」で検索
<ORD ITM> 購入商品
<HOLD PNT> 会員のポイント残高
<LOST YMD> 会員のポイント有効期限
<ERECEIPT URL> 電子領収書の URL
電子領収書については他のページでご案内しています。
>>詳しくは、「113」で検索
<APP NUM> 定期購入・頒布会の申込番号
※受注台帳から送信するフォローメールのみ非表示になります


受注詳細のメール送信画面
 

■お問い合せ番号をメールに自動挿入する

受注台帳で配送業者を「その他」で選択した場合、自動で配送業者の「お問い合わせ番号」、配送業者の「確認用URL」は記載されません。

そのため、その他の配送業者を利用している場合は、発送連絡メールのテンプレートの「挨拶文」の入力欄に、配送業者名と確認用URLを直接記載しておきましょう。
「お問い合せ番号」は自動的に挿入する特殊タグが利用できますので、 メール送信時に自動的に表示できます。


パソコン用、モバイル用に追記します。英語用テンプレートには、EMS(日本郵便)のURLが記載してありますので必要に応じて変更します。


複数お届け先にも利用できます。

●お問い合せ番号用の特殊タグ
特殊タグ 自動挿入する内容
<DLV NUM> お届け先1
<DLV NUM 1> お届け先1
<DLV NUM 2> お届け先2
<DLV NUM 3> お届け先3
<DLV NUM 99> お届け先99
<DLV NUM 100> お届け先100



■発送予定日をメールに自動挿入する

各種メールテンプレートに特殊タグを記載しておくと、受注台帳に登録した「発送予定日」を自動挿入できます。

在庫切れ商品や予約商品など、すぐにお客さんへお届けができない場合、「発送予定日」の特殊タグを利用してお客さんにメールで連絡しましょう。

  1. 発送予定日の特殊タグをメールテンプレート(パソコン用、モバイル用)に記載します。必要に応じて英語用テンプレートにも記載します。


    右図イメージは「入金連絡メール」のテンプレートを編集しています。 別のメールテンプレートを利用しても構いません。


    複数お届け先にも利用できます。

  2. メールテンプレートを編集後、画面最下部の「設定を保存」をクリックしてください。

●発送予定日の特殊タグ
特殊タグ 自動挿入する内容
<SHIP DUE YMD> お届け先1
<SHIP DUE YMD 1> お届け先1
<SHIP DUE YMD 2> お届け先2
<SHIP DUE YMD 3> お届け先3
<SHIP DUE YMD 99> お届け先99
<SHIP DUE YMD 100> お届け先100







  1. 受注台帳で「発送予定日」を登録します。
  1. 受注台帳からメールを送信します。
    特殊タグを記載したメールテンプレート(例:入金連絡メール)を選択すると「発送予定日」がメールに自動挿入されます。

    受注一覧、または受注詳細からメールを送信してください。
受注一覧

受注詳細

 

6 各種メールを送信する流れ

メールのテンプレートを利用して、各種メールを送信する流れをご案内します。
  • STEP1 注文完了時
    注文確認メール(自動送信メール)
    注文完了と同時にシステムから自動送信されるメールです。
    定休日、営業時間外でも、注文手続きが正常に完了したことをお客さんにお伝えします。
    「自動送信メール」であることをメールの件名に明記し、店舗スタッフが注文内容を確認し正式に注文受付した旨を個別確認メールで連絡します。
    >>詳しくは、オンラインサポート「038」で検索
  • STEP2 受注確認後
    個別確認メール
    注文確認メール(自動送信メール)とは別に、受注台帳で注文内容を確認してから、改めて店舗スタッフからお知らせするメールです。
    送料が別途連絡の場合や、加算する手数料がある場合には、このタイミングでお客さんへお伝えします。
  • STEP3 お支払い確認後
    入金連絡メール
    お支払いの確認ができたことをお知らせするメールです。
    代金引換やクレジット決済など、注文者が入金作業を行う必要のない決済はメールの送信は必要ありません。
  • STEP4 商品発送後
    発送連絡メール
    商品発送の手配が完了したことをお知らせするメールです。商品の到着を待っているお客さんに、配送業者や伝票番号も一緒にお伝えします。
    >>詳しくは、オンラインサポート「044」で検索
  • STEP5 商品到着時
    商品到着確認メール
    商品到着したことを見計らって、問題なくお客さんのお手元に商品が届いたか確認のメールです。
    管理画面メニュー「お店運営 > 受注処理 > 発送済をみる」で、指定した日付の「発送完了日」で受注検索をすると商品発送済みの一覧を表示できます。
    ※受注ステータスを「発送済」に変更している必要があります。
  • STEP6 商品発送後から1週間~1ヶ月 
    フォローメール
    商品の使い勝手やお店の感想をお伺いするアフターフォローのメールです。お店の印象UPにつながり、次回の購入につなげる効果を期待できます。
    「お客様の声」を投稿できるURLの特殊タグがメールテンプレートにあらかじめ記載されています。
    >>詳しくは、オンラインサポート「053」で検索