注文番号の表示方法など、受注台帳を使用する前に設定する

1 注文番号を任意の数字に設定する

注文には必ず注文番号が割り振られます。標準は「10000001」から注文ごとに連番で割り振られますが、注文番号任意設定により、注文番号を他の数字に変更することができます。「８桁の数字」または「前４桁＋後４桁の数字」から選択できます。

■「８桁の数字」に設定する場合

注文番号の現在の形式を確認します。
「８桁の数字」にチェックし、
半角数字８桁を右側のテキストボックスに入力します。
「設定を保存」をクリックします。

指定した数字から、注文ごとに１ずつ増えた８桁の数字が注文番号となります。

1000 0001
1000 0002
1000 0003

...　中略　...

1000 0100
1000 0101
1000 0102

■「前４桁＋後４桁の数字」に設定する場合

注文番号の現在の形式を確認します。
「前４桁＋後４桁の数字」をチェックし
右側のテキストボックスそれぞれに半角数字４桁を入力します。
「設定を保存」をクリックします。

「前４桁」と「後４桁」それぞれに、１つずつ数字が加算されます。

「前４桁」
１日１回（午前０時）、１桁目の数字が１ずつ加算されます。
「後４桁」
１日の注文１件ごとに、１桁目の数字が１ずつ加算されますが、午前０時を過ぎるといったんクリアされ、また注文が入るたびに１から加算されます。

＜例＞

0822 0099
0822 0100
0822 0101

～午前０時～

0823 0001
0823 0002
0823 0003

2 受注台帳の検索期間を設定する

受注検索は、注文日時の過去３０日間の受注を対象に設定されています。受注検索の対象期間は、任意の期間に変更できます。

■受注検索の期間を設定する

検索対象をプルダウンで選択します。
以下3つより選択して、検索期間を設定します。

過去○日間
設定された日数分の過去の受注を表示します。

設定しない（全件検索）
すべての受注を表示します。

本日より○日間
発送予定日、お届け希望日に設定されている日付を検索し、受注を表示します。
「設定を保存」をクリックします。

受注台帳を開き受注検索の期間が変更されているか確認します。

3 新規受注の取得方法を設定する

受注データの取得方法は、以下の２つから選択できます。

■受注台帳を開いたら新規受注を取得する場合

「受注台帳を開いたら自動で新規受注を取得する」を選択します。
「設定を保存」をクリックします。

新しい受注が入ると受注台帳を開いた時点で自動取得し、受注台帳に表示します。

■「新しい受注を確認する」ボタンで取得する場合

「受注台帳の「新しい受注を確認する」ボタンで新規受注を取得する」を選択します。
「設定を保存」をクリックします。

4 確認ステータスの変更方法を設定する

受注台帳で新しい注文が入ったときに、最初に行うのが「注文を確認する」という作業です。
注文のステータス（現在の状態）を確認済に変更する方法は、「自動」または「手動」の２種類から選択できます。

■「自動的」にステータスを確認済にする場合

受注詳細画面を開いた時点で、自動的に注文を「確認済」のステータスに変更できます。

確認ステータスの変更方法
「注文詳細を開いたら自動的に「確認済」とする」を選択します。
「設定を保存」をクリックします。

■「手動」でステータスを確認済にする場合

受注詳細を確認後に、手動でステータスを「確認済」に変更します。

確認ステータスの変更方法
「注文詳細から手動で変更する」を選択します。
「設定を保存」をクリックします。

■受注台帳の確認ステータスの表示

ステータスが「確認済」に変更されると、受注一覧の確認項目に「済」アイコンが表示されます。
また、受注詳細には「確認済」に変更した年月日が表示されます。

5 決済依頼忘れ通知メールを設定する

決済依頼が必要な受注のうち、受注日から１０日以上過ぎても決済依頼が行われていない受注があると、メールで通知が届くよう設定します。
通知メールは毎週火曜日に、店長メールアドレス（shopmaster@～）宛に送信します。

■決済依頼忘れ通知メールを受け取る

「決済依頼忘れ通知メール」項目の「受け取る」を選択します。
「設定を保存」をクリックします。

以下のフォルダ内の受注は通知の対象外です。
・取引完了フォルダ
・受注キャンセルフォルダ
・ごみ箱

決済依頼忘れ通知メールのサンプル

From： sp@estore.co.jp
To： shopmaster@独自ドメイン.shopserve.jp

件名：決済依頼が必要な注文があります。（2021/5/31 8:00 時点）

本文：ご担当者様

受注台帳の受注検索欄にある［検索条件］項目のプルダウンメニューから「決済依頼待ち」を選択し、「検索」をクリックしてください。
決済依頼が必要な注文が検索されます。決済依頼を行ってください。

※注文処理の決済依頼が未完了のまま注文日から１０日以上経過している注文があることをお知らせしています。

※注文日から長期間経過している場合は、決済依頼を行う前に注文者への事前連絡をおすすめします。

※本メールの配信停止は管理画面の［お店運営＞受注台帳設定＞決済依頼忘れ通知メール］で「受け取らない」に変更してください。

6 キャンセルした注文の移動先を設定する

キャンセル受注の移動先は「受注キャンセルフォルダ」または「ごみ箱」から選択できますので、お店の運用方針に合わせてお選びください。

■「受注キャンセルフォルダ」に移動する場合

注文をキャンセルしたとき、受注データが「受注キャンセル」フォルダに自動的に移動するように設定します。

「キャンセル後の動作」項目の「「受注キャンセル」に移動する」を選択します。
「設定を保存」をクリックします。

■「ごみ箱」に移動する場合

キャンセルした注文を完全に削除したい場合は、注文を「ごみ箱」フォルダに自動的に移動するよう設定します。

「ごみ箱」フォルダに移動した受注データを削除した場合は、ショップサーブのシステムから完全に削除されます。

「キャンセル後の動作」項目の「ごみ箱に移動する」を選択します。
「設定を保存」をクリックします。