配送業者の「お問い合わせ番号」を注文者にお知らせする

１発送連絡メールのテンプレートを編集する
２注文者に商品発送をお知らせする
- 2-1 お問い合わせ番号を登録する
- 2-2 発送連絡メールを送信する
３受注台帳にお問い合わせ番号を一括登録する
- 3-1 お問い合わせ番号の一括登録用ＣＳＶファイルを作成する
- 3-2 ＣＳＶファイルをアップロードする
４配送状況を確認する

4-1 発送連絡メールから配送状況を確認する
4-2 会員のマイページから配送状況を確認する

1 発送連絡メールのテンプレートを編集する

配送業者の「お問い合わせ番号」を発送連絡メールに自動表示する設定を行います。

伝票番号がわかれば、配送業者のWEBサービスで発送した商品の追跡ができます。伝票番号は「送り状番号」「お問い合せ送り状No.」「配送伝票番号」「追跡番号」など各配送業者ごとに呼び方が異なります。ここでは「お問い合わせ番号」という呼び方でご案内します。

■発送連絡メールのテンプレートを開きます

発送連絡メールの「編集」をクリックします。

■配送先を表示します

パソコン用テンプレートの「配送先」を「表示」にします。
合わせて、ページ下部のモバイル用テンプレートの「配送先」も「表示」に設定します。

メールテンプレートの編集画面は、サンプルが表示されています。実際に送信されるメールは、受注台帳のメール送信画面で確認してください。

英語用メールのテンプレート編集画面は、パソコン用、モバイル用の区別はなく、同じ文面が送信されます。

モバイル用テンプレートにも、お問い合わせ番号の配送状況確認用ＵＲＬが自動表示されますが、配送業者側でモバイル用のページを用意していない場合は、確認用ＵＲＬを開いても、正常にページが表示されない場合があります。

必要に応じて、モバイル用テンプレートの「挨拶文」の項目に、以下のような文言を追加してください。

＜例＞
※確認用ＵＲＬがご利用のモバイル端末で開けない場合は、パソコンから配送状況をご確認ください。

■テンプレートの設定を保存します

テンプレートの編集内容に問題なければ、画面下の「設定を保存」をクリックします。

「テスト送信」をクリックすると、「差出人メールアドレス」宛にパソコン用、モバイル用のサンプルメールが１通ずつ送信されます。

２注文者に商品発送をお知らせする

商品発送後、どの配送業者で商品が届くのか、「お問い合わせ番号」と一緒に注文者にお知らせします。

2-1 お問い合わせ番号を登録する

配送業者の「お問い合わせ番号」を受注ごとに登録すると、発送連絡メールに自動表示できます。
また、会員のお客さんはマイページで配送状況を確認できます。

■受注詳細画面を開きます

受注台帳で「注文番号」をクリックします。

■お問い合せ番号を保存します

受注詳細画面の「お届け情報」の項目で、「配送業者」と「お問い合わせ番号」を入力し、保存します。

プルダウンで、配送業者を選択します。
「お問い合わせ番号」を入力します。
配送業者の伝票番号をご確認ください。
「保存」をクリックします。

お問い合わせ番号は、数字・ハイフン以外は入力しないようにしてください。また、スペースの入力はできません。

発送ステータスを「未発送」→「発送予約」→「発送済」に変更して、商品の発送状況を管理できます。
あらかじめ受注詳細画面で「発送予定日」を保存しておくと、絞り込んで受注検索できるので、発送済ステータスに一括で変更しやすくなります。

１つの受注で、発送するお問い合わせ番号が複数ある場合は、「,（カンマ）」で区切ると、お問い合わせ番号を複数入力することができます。

2-2 発送連絡メールを送信する

商品発送後、発送連絡メールを注文者に送信します。商品をお届けする配送業者やお問い合わせ番号も記載します。

■受注詳細から発送連絡メールを送信します

受注一覧で「注文番号」をクリックします。
「各種メール送信」の項目にある「発送」をクリックします。
お問い合わせ番号に誤りがないか確認します。
個別にメールを送信する際は、メール内容を編集できます。

海外からの注文の場合は、英語のメール送信画面が表示されます。

発送ステータスが「未発送」「発送予約」の場合は、発送連絡メールの送信画面に赤字で注意喚起が表示されます。
「送信」をクリックすると、発送連絡メールが送信されます。

配送業者の登録を「99：その他」にした場合は、発送連絡メールおよびマイページに、お問い合わせ番号は自動表示されません。
そのため、メール送信画面で手動で本文に記載するか、メールのテンプレートに特殊タグを記載しておき「お問い合わせ番号」を自動表示してください。

＞＞詳しくは、オンラインサポートで検索「022」

受注一覧画面で、発送連絡メールを一括送信することもできます。複数の受注にチェックを入れて「一括送信」をクリックしてください。

３受注台帳にお問い合わせ番号を一括登録する

配送業者の「お問い合わせ番号」を受注データに一括で登録するため、一括登録用のＣＳＶファイルを用意します。

配送業者の送り状発行システムを利用していることが前提でご案内します。送り状発行システムの操作方法は配送業者にお問い合わせください。

3-1 お問い合わせ番号の一括登録用ＣＳＶファイルを作成する

配送業者の「お問い合わせ番号」を受注データに一括で登録するためには、インポート用のＣＳＶファイルを用意する必要があります。

■ＣＳＶファイルを作成します

配送業者の送り状発行システムから「お問い合わせ番号」が入力された状態のＣＳＶファイルをダウンロードします。
受注台帳から、ＣＳＶファイルのサンプルをダウンロードします。
管理画面メニュー「お店運営＞受注処理＞受注台帳をみる＞配送業者・お問い合わせ番号の一括登録」
受注台帳に登録するＣＳＶファイルを作成します。
「受注番号」「配送業者番号」「お問い合わせ番号」の３項目を入力してください。必要に応じてＣＳＶファイルを加工します。

受注番号（枝番号付）

配送業者番号

お問い合わせ番号

受注台帳にインポートするCSVファイルに必要な項目

受注番号（枝番号付）
配送業者番号
お問い合わせ番号
請求書発行日　※NP後払い利用＆NP後払いwiz契約時のみ

配送業者番号

1：日本郵便
2：ヤマト運輸（クロネコ）
3：佐川急便（飛脚）
5：西濃運輸（カンガルー）
6：福山通運
8：エコ配
99：その他

3-2 ＣＳＶファイルをアップロードする

お問い合わせ番号の一括登録用ＣＳＶファイルを作成したら、受注台帳の一番下にある「配送業者・お問い合わせ番号（ＣＳＶファイル）」から一括登録します。

■受注台帳にＣＳＶファイルを登録します

「ファイルを選択」をクリックして、ＣＳＶファイルを選択します。
「登録」をクリックします。
アップロードを開始しますので、登録完了メールが店長アドレスに届くまでお待ちください。

３項目が異なる並び順でもアップロードは可能です。
「受注番号」「配送業者番号」「お問い合わせ番号」以外の項目がある場合はエラーになり登録できません。
ＣＳＶファイル内に重複する受注番号がある場合は、最下段のデータが上書きされます。
管理画面メニュー「お店運営＞一括処理＞各種一括処理」からも登録できます。

■一括登録完了メールが届きます

登録開始時と登録処理完了時に、店長メールアドレス宛てにメールが届きます。

完了メールが届いたら、「お問い合わせ番号」の一括登録作業は完了です。

登録が失敗した場合はエラーメールが届きます。
メールの【エラー報告】を確認し、エラーの一覧と照らし合わせて修正してください。
修正後、再度受注台帳より登録を行ってください。

４配送状況を確認する

配送業者の「お問い合わせ番号」から、配送業者のＷＥＢサイトで商品の配送状況を確認できます。

4-1 発送連絡メールから配送状況を確認する

発送連絡メールに記載されている確認用ＵＲＬをクリックすると、配送状況が確認できる画面が開きます。

■確認用URLをクリックします

発送連絡メールの本文中の配送状況の確認用ＵＲＬをクリックします。
配送業者のＷＥＢサイトが開きます。

日本郵便、佐川急便、西濃運輸、福山通運、エコ配は、１クリックで配送状況が確認できます。最初からお問い合わせ番号が入った状態で画面遷移するので、入力する必要がありません。

ヤマト運輸、その他の配送業者は、お客さん自身でお問い合わせ番号を入力する必要があります。
配送状況を確認します。

4-2 会員のマイページから配送状況を確認する

受注台帳にお問い合わせ番号を登録すると、会員のマイページに６０日間表示されます。

■マイページの購入履歴を開きます

マイページに会員ログインします。
購入履歴の注文番号をクリックします。購入履歴詳細画面に移動します。

■配送状況を確認します

お届け先情報の「配送状況を確認」をクリックします。

配送業者のＷＥＢサイトが開きます。

日本郵便、佐川急便、西濃運輸、福山通運、エコ配は、１クリックで配送状況が確認できます。最初からお問い合わせ番号が入った状態で画面遷移するので、入力する必要がありません。

ヤマト運輸、その他の配送業者は、お客さん自身でお問い合わせ番号を入力する必要があります。
配送状況を確認します。

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