顧客台帳の使い方

1 顧客データを検索する

顧客台帳には、顧客ごとの購買履歴や会員の属性など、貴社の顧客データが収集されています。



個人情報を適切に取り扱いましょう

1-1 任意の条件で検索する

顧客の名前や会員ID、メールアドレスなど、様々な条件で顧客を検索できます。
複数の検索条件を組み合わせて抽出した顧客のリストは、メルマガやフォローメールの送信先リストとして利用することができます。

■「任意の条件で検索」を選択します


顧客を検索する時は、「任意の条件で検索」が選択されていることを確認します。

期間限定ポイント発行については、他のページでご案内しています。
>>詳しくは、オンラインサポート「111」で検索


「同じメールアドレスのデータをまとめる」にチェックを入れると、同じメールアドレスの顧客データはまとまり、1つの顧客データのみ検索結果に表示します。その際、会員・非会員に関わらず、直近の注文日の情報を表示します。

■検索条件を指定します

各項目の検索条件を指定して、顧客を検索します。
検索条件の詳細は、後述の「■顧客検索の項目一覧」をご覧ください。



1. 会員項目

特定のお客さんを検索する時に利用します。

2. グループ項目

顧客の属性で検索します。

例えば、「メール受信を許可しているお客さん」「購入回数10回で購入金額の総額が10万円以上のお客さん」「××年〇月〇日~××年〇月〇日が最終注文日のお客さん」「来月がポイント有効期限のお客さん」など、検索できます。

3. お気に入り登録商品項目

お気に入り登録中の会員を検索します。



お気に入り機能については、他のページでご案内しています。
>>詳しくは、オンラインサポート「125」で検索

4. 会員フリー項目

新規会員登録画面のフリー項目に入力してもらった情報で検索できます。
例えば、生年月日を入力してもらった場合は、条件を指定する際に「生年月日」に「10月」とだけ入力して検索すれば、10月のお誕生日の会員を抽出できます。


会員登録のフリー項目は、管理画面メニュー「お店設定 > ショッピングカート > 入力項目設定 」から設定できます。

>>詳しくは、オンラインサポート「080」で検索

5. 会員ランク項目

会員ランクの情報に基づいて顧客を検索できます。

例えば、上位ランクまでの「購入回数あと1回」「購入金額あと1,000円」の会員を抽出して、個別にメールでお知らせすることで、顧客に購買行動を促せます。


こちらは会員ランク機能を利用している場合の検索機能です。
管理画面メニュー「お店設定 > 会員機能 > 会員ランクの設定」から利用開始できます。

>>詳しくは、オンラインサポート「186」で検索

6. 注文者アンケート項目

注文者アンケートの回答に基づいて顧客を検索できます。
こちらは、ショッピングカートに注文者アンケートを表示している場合のみ利用できます。



管理画面メニュー「お店設定 > ショッピングカート > 入力項目設定」で、注文者アンケートを設定できます。

>>詳しくは、オンラインサポート「080」で検索

7. 注文商品項目

過去に該当の商品を注文した顧客を検索できます。

例えば、「ソファ」のカテゴリに属した商品を注文している顧客に、「ソファカバー」のセール情報をお知らせするメールを送信するなどできます。

8. 未注文商品項目

過去に該当の商品を注文した事がない顧客を検索できます。

例えば、「ソファ」のカテゴリに属した商品を注文していない顧客に、「ソファ」のセール情報をメール送信するなどできます。

9. 期間限定ポイント

プルダウンより「キャンペーン名」を選択して検索します。
期間限定ポイントの発行対象となった会員リストを抽出できます。

期間限定ポイントの未利用の会員のみを抽出することもできます。

10. メモ

顧客詳細のメモ欄に入力した情報で検索できます。
お客さんごとの対応履歴や、注意点など、あらかじめ検索する文字列を入力しておくことで検索できます。

■「検索」をクリックします

検索条件に一致した顧客データの検索結果が一覧となって表示されます。

■顧客検索の項目一覧

会員項目

会員ID : 会員登録時にお客さんが決めたIDです。(メール会員、非会員はハイフン「-」が表示されます。)
お名前
お名前(かな)
: お客さんの名前です。
※海外からの注文は、「<Last Name(姓)><First Name(名)>」の順に続けて入力します。
法人名 : お客さんの法人名です。
メールアドレス : お客さんが入力したメールアドレスです。
電話番号 : お客さんが入力した電話番号です。

グループ項目

 
顧客種別 : 顧客全員、会員、非会員、メール会員の4種類あります。複数選択して検索可能。
都道府県 : 住所の都道府県です。
お知らせ : お店からお知らせメールを送信して良い顧客のみを絞り込めます。
特定電子メール法により、メルマガは「受け取る」のお客さんだけに送信してください。
メールアドレス種別 : 「携帯」を選ぶとキャリアメールのメールアドレスだけ絞り込めます。
購入ページ : 購入した時に、どの種類のショッピングカートから買ったかで絞り込めます。
パソコン/携帯/スマートフォン/LPカート(オプション)
購入回数 : お客さんの購入回数です。
購入金額 : お客さんの購入金額です。
保有ポイント : 会員の保有ポイントです。
期間指定 :

期間を指定し、以下の条件が該当する顧客を絞り込めます。
登録日(顧客台帳に登録された日)/最終注文日/ポイント有効期限/初回購入日/注文日/最終ログイン日



お気に入り登録商品項目

 
商品 : お気に入り登録商品ごとに会員を絞り込めます。「商品を追加」をクリックすると、
検索するモーダルが表示されますので顧客検索の条件に該当商品を追加します。
カテゴリ : お気に入り登録商品のカテゴリごとに会員を絞り込めます。「カテゴリを追加」をクリックすると、
検索モーダルが表示されますので顧客検索の条件に該当カテゴリを追加します。
グループ : お気に入り登録商品のグループごとに会員を絞り込めます。
シークレットグループ : お気に入り登録商品のシークレットグループごとに会員を絞り込めます。


会員フリー項目

管理画面メニュー「お店設定 > ショッピングカート > 入力項目設定」から設定した項目です。
新規会員登録画面で、お客さんが入力(または選択)した情報で絞り込めますです。



会員ランク項目

ランク名 : 会員のランクです。
ステータス :

会員ごとに設定した自動ランクアップ設定です。
「基本設定」を選択して検索すると、管理画面メニュー「お店設定 > 会員機能 > 会員ランクの設定」の
ランクアップステータスの設定にしたがって、自動ランクアップダウンする会員を絞り込みめます。

集計期間の購入 : 「会員ランクの設定」の集計期間内に取引完了になった注文回数です。
上位ランクまでの購入 :

現在のランクの1つ上のランクになるために、当月中に必要な購入回数や金額で検索できます。
「当月中に必要な購入回数や金額」は、集計期間の一番古い1か月の実績(取引完了になった)を除いて
当月の実績を加えた回数や金額を、現在のランクの「自動ランクアップ条件」から差し引いたものです。

ランクキープの購入 : 現在のランクをキープするために、当月中に必要な購入回数と金額で検索できます。
「当月中に必要な購入回数や金額」は、集計期間の一番古い1か月の実績(取引完了になった)を除いて
当月の実績を加えた回数や金額を、1つ上のランクの「自動ランクアップ条件」から差し引いたものです。


注文者アンケート項目

管理画面メニュー「お店設定 > ショッピングカート > 入力項目設定」から設定した項目です。
ショッピングカートで入力してもらった注文者アンケートの回答で絞り込めます。


注文商品項目

 
商品 : 過去に注文した商品ごとにお客さんを絞り込めます。
「商品を追加」をクリックすると、検索モーダルが表示されます。
商品名、商品番号、カテゴリから条件を指定して商品検索し、検索条件に商品を追加します。
カテゴリ : 注文した商品のカテゴリごとにお客さんを絞り込めます。
「カテゴリで検索」をクリックすると、検索モーダルが表示されます。
第1~5階層カテゴリからカテゴリを絞り込み、検索条件に商品カテゴリを追加します。
グループ : 注文した商品の商品グループごとにお客さんを絞り込めます。
※破棄してしまった過去のグループ名で検索したい場合はテキストボックスに入力してください。
シークレットグループ : 注文した商品のシークレットグループごとにお客さんを絞り込めます。

期間限定ポイント

キャンペーン名 : 選択したキャンペーンで発行した期間限定ポイントの付与対象の会員を検索します。
期間限定ポイント未利用会員のみ絞り込む時は、「残ポイントがある会員のみ」にチェックを入れます。

メモ

顧客詳細のメモ欄に入っている内容で絞り込めます。

1-2 検索条件を保存する

検索条件は名前をつけて100件まで保存できます。よく使う検索条件は保存しておくと次回から検索が効率的です。
また、保存した検索条件はメールの送信リストとしても利用できます。

■任意の条件を指定します

任意の条件を指定して顧客を検索します。

ここでは、「PCサイトで5回以上を購入している男性」を抽出して、メルマガ送信する顧客リストとして検索条件に保存します。

【検索条件(例)】
顧客種別:「顧客全員」にチェック
お知らせ:受け取る(〇)にチェック
購入ページ:「パソコン」にチェック
購入回数:「5」-「空欄」回で入力
性別:「男性」にチェック

■検索条件の名前を入力して保存します

  1. 検索条件の名前を付けます。
    全角32文字まで入力できます。
  2. 「保存」をクリックします。

■保存された検索条件を確認します

  1. 検索結果一覧の左上にあるプルダウンから、保存した検索条件の名前を選択します。
  2. 「検索」をクリックします。
    保存した直後なら、顧客一覧に変化はありません。
    正常に保存されています。
  3. 「選択条件を確認」をクリックすると、ポップアップウィンドウが開き、選択した検索条件項目を確認できます。
  4. 「選択条件を削除」をクリックすると、選択した検索条件を削除できます。

2 顧客データを確認する





条件を指定し『検索』を行うと顧客一覧が表示されます。
「お名前」をクリックすると詳細情報が表示され、顧客情報の確認、変更や、ポイントの増減などができます。
顧客情報を削除する場合は、チェックを入れて顧客情報表示欄下「選択した顧客を削除」をクリックしてください。

2-1 顧客一覧で確認する


■現在の顧客数を確認します

  1. 現在の顧客数
    会員、非会員、メール会員をすべて含んだ顧客数です。
    管理できる顧客数の上限は、ご利用プランによって異なります。


    2023年2月以前のご契約で、顧客登録上限数があるプランの場合は、上限数にメール会員数は含まれません。


    メール会員とは、管理画面メニュー「集客・運用 > メールマガジン > 読者管理」のメルマガ登録者が、顧客台帳に自動的に入っています。

    < 顧客登録上限数を超えた場合 >
    2023年3月以降のご契約プランで、プラン3Pをご利用の場合は、顧客登録上限数を超えると、自動で登録可能数が拡張され、追加手数料がかかります。
    その他の顧客登録上限数があるプランをご利用の場合は、上限数を超えると新規会員登録を受け付けられなくなります。また、非会員として注文が入っても顧客データに追加されませんので、ご注意ください。

    上限近くになった場合は、店長アドレス宛にメールでお知らせが届きますが、登録可能な顧客数が残り何件なのか、顧客台帳の「現在の顧客数」の右横に(メール会員を除く顧客数上限〇件)と表示が出ますのでご確認いただき、上限まで残り少ない場合は、顧客データを削除するか、上位プランへの変更を検討してください。

    >> プラン変更については、詳しくは「076」で検索
    >> 顧客上限アップオプションの申し込み方法は「130」で検索
  2. 会員ランク
    会員ランク機能を利用している場合は、各ランクごとの顧客数を表示しています。
  3. 「会員ランクを更新する」をクリックすると、最新の会員ランクへ更新されます。集計対象期間の受注にも関わらず、受注ステータスを「取引完了」にし忘れていた場合など、手動で会員ランクの更新が行えます。

  4. 管理画面メニュー「お店設定 > 会員機能 > 会員ランクの設定」で利用開始できます。
    >>詳しくは、オンラインサポート「186」で検索

■顧客検索で検索結果を表示します

顧客詳細を開かなくても、一部の情報は顧客一覧で確認できます。

顧客一覧で確認できる情報
  • 会員ID
  • お名前
  • 都道府県
  • お知らせメール
  • 購入回数
  • 最終注文日
  • 保有ポイント
  • ランク名
  • ステータス
  • 対象期間の購入回数
  • 上位ランクまでの購入回数
  • ランクキープの購入回数
  • 対象期間の購入金額
  • 上位ランクまでの購入金額
  • ランクキープの購入金額

2-2 顧客詳細で確認する


■顧客一覧でお名前をクリックします

顧客検索で顧客一覧を表示し、詳細を見たいお客さんの「お名前」をクリックします。

■顧客詳細を確認します

メモの中身など、一覧画面よりも詳しい情報を確認できます。
また、顧客情報の上書き変更ができます。

■購入履歴を確認します

  1. 画面上部の4つのメニュー左から2番目「購入履歴」をクリックします。購入履歴が一覧表示されます。
    買った日付、注文番号、金額、評価コメントの有無がわかります。

■購入履歴を確認します

  1. 注文番号をクリックすると、受注詳細画面へ移動できます。


非会員は購入履歴は1回分しかわかりません。
会員IDがないため、システムで情報の紐づけができないためです。
また、会員であっても会員としてログインせずに購入されると、同じく情報の紐づけができないために、購入履歴に反映できません。

■お届け先リストを確認します

  1. 画面上部の4つのボタンの左から3番目「お届け先リスト」をクリックします。お客さんが登録しているお届け先が表示されます。
  2. 複数登録している場合は、右上の数字をクリックすると、他のお届け先を確認できます。


「お届け先リスト」は会員のみ表示されます。



■ポイント履歴を確認します

  1. 画面上部の4つのボタンの左から4番目「お届け先リスト」をクリックします。
  2. お客さんが現在保有しているポイント数です。
  3. 保有しているポイントの有効期限です。
  4. ポイントの発行や使用をした日付と、そのポイント数を表示しています。また、それに関わる注文番号も表示しています。顧客台帳でポイントを追加、または削除した場合は表示されませんので追記してください。


「ポイント履歴」は、会員のみ表示されます。

3 顧客データをダウンロードする


3-1 データの書式を設定する

■ダウンロードしたいデータの項目を選びます

  1. 「編集」をクリックします


顧客データの基本項目の「コピー」をクリックすると、ダウンロードする項目が、ある程度選択されている状態から編集できます。不要な項目の削除や、必要な項目を追加してデータ形式を作成します。

2. ダウンロードしたい項目をクリックで選択します。

3. 「追加」をクリックして、「ダウンロードする項目」側へ移します。
キーボードのCtrlボタンを押しながらクリックすると複数選択できますが、2、3を何度も繰り返す操作でも構いません。
4. 必要に応じて、項目の順番を入れ替えます。
ダウンロード後の操作を簡略化できます。
5. 保存するため、この設定に名称をつけます。
特に名称にルールはないので、目的がわかりやすいものにします。
6. 「設定を保存」をクリックして保存します。

3-2 データをダウンロードする

■顧客情報を検索します

顧客検索を行い、顧客一覧を検索結果に表示します。

保存した検索条件から選択しても、改めて条件を選択して検索しても構いません。

■データ形式を選択します

  1. あらかじめ設定しておいたデータ形式を選びます。
2. 「ダウンロード」をクリックします。
CSV形式の一覧表になったファイルがダウンロードされてきます。


違う項目をダウンロードしたい場合は、データ書式設定で別の書式を保存して、ダウンロードし直してください。

4 顧客データを変更する

4-1 顧客詳細から変更する


■顧客一覧でお名前をクリックします

顧客検索で顧客一覧を表示し、詳細を見たいお客さんの「お名前」をクリックします。

■顧客情報の画面を開きます

変更したい項目を入力し直し、画面下部の「設定を保存」をクリックし、保存します。


会員IDは変更できません。
また、パスワードも確認、および変更はできません。

4-2 保有ポイントを変更する


■ポイント履歴を開きます

顧客詳細画面からポイント履歴をクリックして開きます。

■ポイント数を入力します

  1. 増減させるポイント数を入力します
  2. 必要に応じて備考を入力します。
    ポイント数を変更する理由などをメモしておきます。
  3. ポイントを増やす場合は「追加」、減らす場合は「削除」をクリックします。
「現在の保有ポイント」の値が変化します。
また、ポイント履歴にも一行追加され、変更が記録されます。


ポイントの変更方法は、他のページで詳しくご案内しています。
>>オンラインサポート「019」で検索

4-3 顧客データを一括で変更する


■変更リストのファイルを作成します

変更する会員のリストをCSVファイルで作成します。
なお、各項目名は変更しない項目であってもファイルに入力してください。省略できません。
全ての項目名を正しい並び順で入力する必要があります。


CSVファイルのサンプルはこちらからご覧ください。
https://help.shopserve.jp/ctrlpnl_sup/func01/clientlist/updateClientlist.csv
CSVファイルの各項目の詳細は、下の「【変更用】顧客データ項目一覧」をご覧ください。


一括で変更できるのは会員のみです。
一度に変更できる顧客数は1,000件です。


顧客データの変更は、空の場合に削除される項目があります。
最新の顧客データをダウンロードし、バックアップを作成してから行ってください。

■ファイルをアップロードします

  1. 「ファイルを選択」をクリックします。
2. ファイル選択画面で、作成したファイルを選択します。

3. 「開く」をクリックします。
4. 「アップロード」をクリックします。
完了画面が出れば、一括変更完了です。
エラーメッセージが表示された場合は、メッセージに従ってファイルを修正してください。

【変更用】顧客データ項目一覧

項目名 空の場合 説明
会員ID 必須 6文字以上80文字以内
ランク名 ランク無し 全角15文字以内
ステータス Y Y:基本設定
A:アップダウン(個別)
U:アップのみ(個別)
K:固定(個別)
アンケート1 削除 「注文者アンケート」を設定している場合に利用可能
回答タイプが「プルダウン」「ラジオボタン」の場合は設定した回答と同じ文字列(全角32 文字以内)
回答タイプが「フリーテキスト」の場合は任意の文字列(全角512文字以内)
アンケート2
アンケート3
アンケート4
アンケート5
メモ 削除 全角512文字以内
フリー項目1 削除 「会員登録のフリー項目」を設定している場合に利用可能
回答タイプが「プルダウン」「ラジオボタン」の場合は設定した回答と同じ文字列(全角32文字以内)
回答タイプが「チェックボックス」の場合は設定した回答と同じ文字列(複数回答OK)、回答(全角32文字以内×15個)+区切り文字(半角カンマ14個)
回答タイプが「テキストボックス」の場合は任意の文字列(全角32文字以内)
回答タイプが「テキストエリア」の場合は任意の文字列(全角512文字以内)
回答タイプが「年月日」の場合は半角 YYYY-MM-DD の形式(年月のみ表示している場合は 1990-12-00 と入力)
フリー項目2
フリー項目3
フリー項目4
フリー項目5
フリー項目6
フリー項目7
フリー項目8
フリー項目9
フリー項目10
ポイント 無視 ポイント追加する場合は、半角で「+1」~「+1000000」まで
ポイント削除する場合は、半角で「-1」~「-1000000」まで
※顧客の保有ポイントの合計がマイナスにならないよう指定してください。
※顧客の保有ポイントの合計が 1000000 を超えないよう指定してください。
※CSVで一括アップロードした場合は、ポイント有効期限は更新されません。
備考 無視 任意の文字列(全角32文字以内)
備考を入力する場合はポイントが必須

5 顧客データを新しく登録する

■登録リストのファイルを作成します

新規登録する顧客リストをCSVファイルで作成します。


CSVファイルのサンプルはこちらからご覧ください。
https://help.shopserve.jp/ctrlpnl_sup/func01/clientlist/newClientlist.csv
CSVファイルの各項目の詳細は、後述の「【新規登録用】顧客データ項目一覧」をご覧ください。


一度に変更できる顧客数は1,000件です。

■ファイルをアップロードします

1. 「ファイルを選択」をクリックします。
2. ファイル選択画面で、作成したファイルを選択します。

3. 「開く」をクリックします。
4. 「アップロード」をクリックします。
完了画面が出れば、一括変更完了です。
エラーメッセージが表示された場合は、メッセージに従ってファイルを修正してください

【新規登録用】顧客データ項目一覧

項目名 必須 説明
会員ID   6文字以上80文字以内
空白の場合は、非会員として登録されます。
パスワード 8文字以上32文字以内
「英大文字/英小文字/数字/記号」 の中から2種以上使用
会員として登録の場合はパスワードの登録は必須です。非会員として登録の場合は空欄で登録します。
メールアドレス 80文字以内
携帯アドレス(第2 連絡先) 80文字以内
法人名・団体名 全角32文字以内
法人名団体名(かな) 全角32文字以内
部署名 全角32文字以内
お名前姓 全角16文字以内
お名前名 全角16文字以内
お名前姓(かな) 全角16文字以内
お名前名(かな) 全角16文字以内
郵便番号 数字7桁で入力 (例)105-0001or 1050001
※「-(ハイフン)」の有無問わず
都道府県 47都道府県名
市区郡 全角32文字以内
町村字番地 全角32文字以内
建物名 全角32文字以内
お電話番号 数字5桁-5桁-5桁まで
FAX 番号 数字5桁-5桁-5桁まで
お知らせメール Y or N
アンケート1 「注文者アンケート」を設定している場合に利用可能
回答タイプが「プルダウン」「ラジオボタン」の場合は設定した回答と同じ文字列(全角32文字以内)
回答タイプが「フリーテキスト」の場合は任意の文字列(全角512文字以内)
アンケート2
アンケート3
アンケート4
アンケート5
保有ポイント 数字7桁
ランク名 全角15文字以内
ステータス Y:基本設定
A:アップダウン(個別)
U:アップのみ(個別)
K:固定(個別)
メモ 全角512文字以内
フリー項目1 「会員登録のフリー項目」を設定している場合に利用可能
回答タイプが「プルダウン」「ラジオボタン」の場合は設定した回答と同じ文字列(全角32文字以内)
回答タイプが「チェックボックス」の場合は設定した回答と同じ文字列(複数回答OK)、回答(全角32文字以内×15個)+区切り文字(半角カンマ14個)
回答タイプが「テキストボックス」の場合は任意の文字列(全角32文字以内)
回答タイプが「テキストエリア」の場合は任意の文字列(全角512文字以内)
回答タイプが「年月日」の場合は半角YYYY-MM-DDの形式(年月のみ表示している場合は 1990-12-00 と入力)
フリー項目2
フリー項目3
フリー項目4
フリー項目5
フリー項目6
フリー項目7
フリー項目8
フリー項目9
フリー項目10

6 メール会員を新しく登録する





CSVファイルのサンプルはこちらからご覧ください。
https://help.shopserve.jp/ctrlpnl_sup/func01/clientlist/newReaderlist.csv

■登録リストのCSVファイルを作成します

「メールアドレス」と「ステータス」の2項目にして、「.csv」の拡張子で保存します。

顧客台帳の画面一番下「メール会員一括登録」から、メルマガ希望者をCSVファイルでアップロードします。


一度に登録できるメール会員数は1,000件です。

■ファイルをアップロードします

  1. 「ファイルを選択」をクリックします。
    あらかじめ作成した、メール会員を登録リストを選択します。
  1. 「アップロード」をクリックします。
    完了画面が出れば、一括登録完了です。
    エラーがでた場合は、メッセージに従ってファイルを修正してください

■メール会員の登録を確認します

  1. メール会員で顧客を絞り込みます。
  2. 検索結果を確認します。
    メール会員は、顧客一覧の「お名前」欄にメールアドレスが表示されます。

    • ステータスが「配信中」
      →お知らせ「受け取る(〇)」で登録されます。
    • ステータスが「配信停止」
      →お知らせ「受け取らない(×)」で登録されます。


メール会員の情報は、顧客詳細画面から変更できません。
変更する場合は一度削除して、顧客台帳からCSVでアップロードするか、
または、読者管理から変更後のメールアドレスを登録してください。





【新規登録用】メール会員データ項目一覧

項目名 必須 説明
メールアドレス A2以降に登録するメールアドレスを入力。
ステータス   「配信中」または「配信停止」を入力。
※空欄でアップロードした場合は、お知らせ「受け取る」のステータスで登録します